Handwerker-Software: Den richtigen Partner für Ihren Betrieb finden
Handwerker-Software: Den richtigen Partner für Ihren Betrieb finden
Ein merkwürdiges Phänomen im Handwerk: Viele Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern benutzen immer noch Excel oder Papier für die Planung. Das ist nicht aus Tradition. Das ist, weil sie noch nicht die richtige Software gefunden haben.
Und das ist verständlich. Es gibt viele Optionen. Manche sind billig, aber funktionieren nicht. Manche funktionieren, aber sind so kompliziert, dass die Techniker sie hassen und wieder Papier nehmen. Manche sind so teuer, dass sich die Kosten nicht rechnen.
Das Problem ist, dass viele Betriebe die falsche Software wählen. Sie kaufen eine Lösung, die für viel größere Unternehmen designt wurde. Das ist wie einen Lkw kaufen, wenn man einen Kombi braucht. Es funktioniert, aber es ist nicht sinnvoll.
In diesem Artikel schauen wir, wie Sie die richtige Entscheidung treffen. Was brauchen Sie wirklich? Was ist Hype? Welche Fragen müssen Sie beantworten, bevor Sie unterschreiben?
Was ist wirklich wichtig?
Es gibt fünf Features, auf die es ankommt. Nicht zehn, nicht hundert. Fünf. Wenn eine Software diese hat, kann sie Ihren Betrieb verändern. Wenn nicht, spart Sie sich das Geld.
Das erste ist eine mobile App, die auch ohne Netzwerk funktioniert. Der Techniker ist draußen bei mehreren verschiedenen Kunden pro Tag. Das Netzwerk ist nicht überall gleich. Eine App, die nur mit Internet funktioniert, ist praktisch wertlos. Der Techniker braucht die Daten im Offline-Modus. Die Daten synchronisieren sich dann, wenn Netzwerk vorhanden ist. Das ist Standard.
Das zweite ist automatische Routenoptimierung. Das ist der größte Hebel. Wenn die Software intelligente Routen plant, spart der Techniker erhebliche Zeit bei Fahrtzeiten. Das ist nicht klein. Das bedeutet, dass der Techniker mehr Aufträge pro Tag schafft. Bei einem Betrieb mit mehreren Technikern ist das wertvolle Produktivität gewonnen. Das sind bedeutende jährliche Einsparungen.
Das dritte ist einfache, automatische Kundenbenachrichtigungen. SMS oder Push-Benachrichtigungen, die automatisch gehen. Bestätigung, Reminder, Update. Das sind Software-Features, die heute Standard sind.
Das vierte ist, dass das ganze System so einfach ist, dass ein Techniker das versteht, ohne dass man ihn tagelang trainiert. Enterprise-Software braucht oft Wochen Training. Das ist für KMU Zeitverschwendung. Eine gute Software für Handwerker ist schnell verständlich.
Das fünfte ist Deutscher oder Schweizer Support. Das ist nicht nice-to-have. Das ist zwingend erforderlich. Ein Problem um 14 Uhr mit einem Support-Team in Amerika, das um 22 Uhr antwortet, ist kein Support. Das ist hoffnungslos. Du brauchst jemanden, der Deutsch spricht, der deine Situation versteht, der schnell Hilfe geben kann.
Wenn eine Software diese fünf Punkte hat, probieren Sie sie. Wenn sie eines nicht hat, sparen Sie sich die Zeit.
Die typischen Fehler
Betriebe machen bei der Software-Wahl typische Fehler. Der erste ist, zu große Software zu kaufen. Diese wurde für viel größere Unternehmen gemacht. Sie ist viel zu komplex. Das ist wie ein Flugzeug kaufen, weil Sie Auto fahren brauchen.
Der zweite Fehler ist, die mobile Funktionalität zu unterschätzen. Der Chef schaut die Demo am Desktop an. Das sieht gut aus. Aber die mobile App ist problematisch. Die Techniker fangen an, das System zu ignorieren und nehmen wieder Papier.
Der dritte Fehler ist, die Integration zu vergessen. Die neue Software funktioniert nicht automatisch mit Ihrer Buchhaltung. Der Techniker muss Daten mehrfach eingeben. Das ist so frustrierend, dass keiner das macht.
Der vierte Fehler ist, sich mit English-Support abzufinden. Sie denken, das ist okay. Später, wenn ein Problem ist, merken Sie, dass es nicht okay ist.
Der fünfte Fehler ist, die versteckten Gebühren nicht zu sehen. Die Software kostet einen Basisbetrag. Aber SMS-Benachrichtigungen kosten extra. Die Integration kostet extra. Am Ende zahlen Sie deutlich mehr als erwartet und ärgern sich.
Die Evaluierung in fünf Schritten
Der erste Schritt ist, Ihre Anforderungen zu definieren. "Wir haben X Techniker. Wir brauchen bessere Planung und Kundenbenachrichtigungen. Budget ist Y Euro pro Monat." Das ist klar.
Der zweite Schritt ist, Demos zu buchen. Nicht einfach online Videos anschauen. Richtiges Gespräch mit jemandem vom Anbieter. "Zeig mir, wie das Offline funktioniert. Zeig mir die mobile App. Zeig mir, wie die Routenoptimierung funktioniert."
Der dritte Schritt ist, eine kostenlose Trial zu machen. Mindestens eine Woche. Mit echten Daten. Mit echten Technikern. Die müssen die App selbst testen, nicht der Chef.
Der vierte Schritt ist, technische Kompatibilität zu checken. Integriert das mit eurem Rechnungssystem? Funktioniert das mit eurer Kasse? Kann man die Daten exportieren, wenn man später kündigt?
Der fünfte Schritt ist, Support zu testen. Ruf den Support an und stelle eine Frage. Wie schnell antworten sie? In welcher Sprache? Verstehen sie das Problem?
Wenn alles okay ist, unterschreiben.
Die echten Kosten
Ein Betrieb mit mehreren Technikern zahlt realistisch zwischen unterschiedlichen Beträgen pro Techniker pro Monat für gute Software. Das sind monatliche Kosten im mittleren Bereich. Das sind jährliche Gesamtkosten, die signifikant sind.
Dazu kommen eventuell SMS-Benachrichtigungen und eventuell Integrationskosten.
Das ist nicht kostengünstig. Aber der Nutzen ist größer. Ein Betrieb mit besserer Planung, besseren Routen, weniger Ausfällen, besserer Kommunikation spart bedeutende Kosten pro Jahr. Der ROI ist positiv nach kurzer Zeit.
Wenn jemand sagt "Software kostet zu viel", hat dieser Betrieb ein anderes Problem.
Was ist ein Red Flag?
Es gibt Dinge, die sind Warnsignale. Wenn die Anbieter sagen, das ist Enterprise-only, aber Sie haben wenige Techniker, ist das ein Warnsignal. Wenn Sie in der Demo nicht die mobile App sehen, ist das ein Warnsignal. Wenn die Support-Seite nur English hat, ist das ein Warnsignal. Wenn Sie nicht fragen können, was passiert mit meinen Daten wenn ich kündige, ist das ein Warnsignal.
Diese Warnsignale bedeuten nicht automatisch, dass die Software schlecht ist. Aber es bedeutet, dass Sie mehr Zeit brauchen, um zu evaluieren, oder dass die Software nicht für Sie ist.
Die Wahrheit
Die gute Software ist nicht kompliziert. Sie ist elegant. Der Techniker öffnet die App, sieht seine Aufträge, sieht die Route, sieht die Kundeninfo. Wenige Klicks. Fertig. Nach dem Auftrag macht er Fotos, unterschreibt, fertig. Kurze Zeit. Das ist gute Software.
Ein Betrieb, der das hat, spart nicht nur Zeit. Der Techniker ist entspannter. Der Kunde ist zufriedener. Die Qualität steigt, weil der Techniker nicht im Stress ist.
Das ist nicht extrem teuer. Das kostet einen monatlichen Betrag pro Techniker. Das ist kostengünstig für den Nutzen.
Nächste Schritte
Schreiben Sie diese Woche drei Anforderungen auf. Was ist das größte Problem bei uns? Was kostet uns das? Was brauchen wir, um das zu lösen?
Danach: Buchen Sie zwei bis drei Demos. Nicht online. Mit echtem Gespräch. Sagen Sie, was Sie brauchen.
Dann: Fragen Sie nach einer kostenlosen Trial. Eine Woche, mit echten Daten.
Dann: Lassen Sie Ihre Techniker selbst testen.
Dann: Treffen Sie die Entscheidung.
Das dauert mehrere Wochen. Aber es ist die richtige Zeit für die richtige Entscheidung. Nicht eine schnelle, falsche Entscheidung.
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